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Manual De Políticas Y Procedimientos De Protección De Datos Personales

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN
DE DATOS PERSONALES
CÓDIGO
DG-AD-04
FECHA EMISIÓN
04/05/2016
VERSIÓN 1

I. OBJETIVO

Establecer las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el
tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y
procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones
propias como Empresa tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.

II. ALCANCE

Este manual se aplicara a la compañía PALL S.A., incluyendo sus puntos de venta

III. DEFINICIONES

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular
para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia
de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las
mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para
llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas
naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una
información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a
su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y
sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el
público en general.
Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en
principio privado para el público en general.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y
cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de
personas o a la sociedad en general.
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar
su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política,
las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los
derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas
digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o
en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del
tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales
a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro
o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un
tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como
la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de PALL S.A., que tiene como función la
vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la
orientación y lineamientos del Comité de Seguridad de la Información. El Comité de Seguridad de
la Información designará el Oficial de Protección de Datos.

IV. DESCRIPCION

1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1.1 Principio de acceso y circulación restringida.

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de
las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento
sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.
Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en
Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros
autorizados. Para estos propósitos, la obligación de la PALL será de medio y no de resultado.

1.2 Principio de confidencialidad.

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la
naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después
de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo
suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las
actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.
En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y
no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo
suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones. Todas las personas que trabajen
actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de
datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de
servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive
después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

1.3 Principio de finalidad.

El Tratamiento de datos personales que PALL realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo
con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo
establecido por el Código de Comercio, y el Decreto 898 de 2002.

1.4 Principio de legalidad.

El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria
1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen
o deroguen.

1.5 Principio de libertad.

PALL S.A. puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus
bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando estos sean de naturaleza
pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y
para la investigación). En los demás casos, PALL S.A. deberá obtener el consentimiento, previo,
expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

1.6 Principio de seguridad.
PALL S.A. como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal,
proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar
seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.

1.7 Principio de transparencia.

PALL S.A. garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en
cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos
que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de PALL S.A., bajo los
parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Este principio
no será aplicable a las bases de datos que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581
de 2012 conforme al artículo 2 de la citada Ley.
1.8 Principio de veracidad o calidad.

PALL S.A. garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las de
naturaleza pública, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas,
actualizadas, comprobables y comprensibles.
La veracidad y calidad de los datos personales de naturaleza pública, es garantizada por cada uno
de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad PALL S.A.
frente a su calidad.

2. TRATAMIENTO DATOS PERSONALES

2.1 TRATAMIENTO

2.1.1 Datos Públicos

PALL S.A. advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza
pública. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el
cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás
normas que regulen esta materia a cargo de PALL S.A..

2.1.2 Datos sensibles

PALL S.A. restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable
y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados,
causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. PALL S.A. utiliza y
trata datos catalogados como sensibles, cuando:
a. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles,
salvo en los casos que por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales
deberán otorgar la autorización.
c. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial;
d. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de
procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas
conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir,
el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre
identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.
En adición a lo anterior, PALL S.A. cumple con las siguientes obligaciones:
a. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
tratamiento.
b. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la
autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de
Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el
consentimiento expreso. c. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre
datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).
Así mismo PALL S.A., se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles
está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
a. Cuando el Titular ha autorizado expresamente el Tratamiento. b. Cuando por Ley no sea
requerido el arrogamiento de dicha autorización. c. Cuando el Tratamiento sea necesario
para salvaguardar el interés vital del Titular. d. Cuando el Tratamiento sea efectuado por
una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad
sea política, filosófica, religiosa o sindical. e. El Tratamiento sea necesario para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. f. El Tratamiento
obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir
las identidades de los Titulares.

2.1.3 Tratamiento de datos de menores

El Tratamiento de datos personales de niños niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando
se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley
1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b. Que se
asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente
otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que
será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños,
niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán
aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.
La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los
datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de
2012 y el presente decreto.
De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 y en
concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben
ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con
especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las
opiniones de los menores deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de
sus datos.

2.2 CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

PALL S.A. ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:

2.2.1. Bases de datos con información de Naturaleza Publica.

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos recogidos de personas
jurídicas. Por lo tanto, se entiende que estos datos son de carácter público por disposición legal y
no requieren de la autorización previa del titular para su tratamiento. Así mismo, se entenderá que
tienen la misma naturaleza de datos públicos, los datos que el mismo titular allegue a PALL S.A..
2.2.2. Bases de datos de Seguidores y Ganadores de Premios.

Son las bases de datos manuales o automatizados, que se encuentran estructuradas, y que
contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad de
comerciantes, las cuales de manera voluntaria y en ejercicio de su derecho de participación,
adquieren la calidad de seguidores y son eventualmente ganadores de premios ofrecidos.
PALL S.A., en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, publicó, una aviso
de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas
naturales, en calidad de seguidores y ganadores de PALL S.A., que se encuentran incluidos en
bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.

2.2.3. Bases de datos de Empleados y Promotores.

Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales
que se vinculan laboralmente con PALL S.A., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las
disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información
privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes
a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del titular o su
representante legal, según sea el caso. En ningún caso, PALL S.A. dará tratamiento a los datos
sensibles o de menores sin autorización previa.
PALL S.A., en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, publicó una aviso
de solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas
naturales vinculadas como empleados de PALL S.A., que se encuentran incluidos en bases de
datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.

2.2.4. Bases de datos de Contratistas y Proveedores.

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales
que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir
con las disposiciones contractuales estipuladas por PALL S.A., para la adquisiciones de servicios y
bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus
funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales
tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para
fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de
carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
PALL S.A., en ejercicio de lo dispuesto en el art 10° del Decreto 1377 de 2013, publicó aviso de
solicitud de autorización para continuar con el derecho a tratar los datos de las personas naturales
vinculadas contractualmente con PALL S.A., que se encuentran incluidos en bases de datos
conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.

2.2.5. Bases de datos para Desarrollo Empresarial.

Son las bases de datos manuales o sistematizados que contienen datos públicos y privados, que
son requeridos con el fin de presentar ofertas y promociones de los productos a comercializar, son
bases de datos que se utilizan exclusivamente para la apertura de mercado y ofrecimiento del
portafolio de productos; esta base de datos contiene también datos de personas que laboran al
interior de los Centros Comerciales donde PALL S.A. cuenta con Locales Comerciales.

2.2.6. Bases de datos de Clientes.

Son las bases de datos manuales o sistematizados que contienen exclusivamente datos de
naturaleza pública cuando se ha generado una relación comercial con su titular en virtud de la
Compra de los Productos de PALL S.A..

2.2.7. Bases de datos con Información General.

Son las bases de datos manuales o sistematizados que contengan información de carácter
personal que no sea pública, sensible ni de menores. Serán de carácter ocasional para el
cumplimiento de finalidades específicas de PALL S.A.. El tratamiento de estos datos requerirá
autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento, bajo los formatos que para
tal efecto defina PALL S.A..

2.2.8. Bases de datos de archivos Inactivos.

Son las bases de datos manuales o sistematizados que contienen archivos o información de
carácter personal inactiva, recogida durante la actividad comercial de PALL S.A.. Esta información
se encuentra almacenada bajo los principios archivísticos y logísticos definidos en el Manual de
seguridad, garantizando su disponibilidad, la localización exacta, su integridad, la confidencialidad
y trazabilidad de la información. La administración y conservación de la información de carácter
personal almacenada en estas bases de datos, tendrá como finalidad el cumplimiento de las
actividades propias de PALL S.A., la cual tendrá el termino de permanencia establecidos en las
Tablas de Retención Documental indicadas por el Archivo General de la Nación y, las demás
normas que regulen la conservación de la información.
Sin perjuicio de lo anterior, los titulares de datos personales almacenados en estas bases de datos,
podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y
supresión, frente al responsable del tratamiento de PALL S.A..

2.2.9 Bases de Datos de Peticiones Quejas y Reclamos.

Son las bases de datos manuales o sistematizados que contienen exclusivamente datos de
naturaleza pública cuando en desarrollo de la actividad económica de PALL S.A., se ha generado
una petición, queja o reclamo por quien tiene la calidad de cliente de PALL S.A.. Los titulares de
datos personales almacenados en estas bases de datos, podrán ejercer en cualquier momento sus
derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, frente al responsable del tratamiento
de PALL S.A..

3. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES

PALL S.A. reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos
fundamentales:
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PALL S.A. en su
condición de responsable del Tratamiento.
b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a PALL S.A., salvo los casos
en los que la Ley exceptúa la autorización.
c. Recibir información por parte de la Cámara de PALL S.A., previa solicitud, respecto del uso
que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
e. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales,
cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales vigentes.
f. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido
objeto de tratamiento.
En el presente documento, en secciones posteriores, define los procedimientos implementados
para garantizar estos derechos.

4. DEBERES DE PALL S.A. EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
PERSONALES

PALL S.A. tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que
se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, PALL S.A. hará uso de
dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y
respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
PALL S.A. atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento,
contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o
modifiquen, a saber:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
data.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular.
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le
asisten por virtud de la autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento,
todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar
las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del
Tratamiento.
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo
Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de
seguridad y privacidad de la información del Titular.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado
cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
l. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya
finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los
códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
Titulares.
o. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y
Comercio.

4.1 DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

PALL S.A. garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los
datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los
mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus
relaciones contractuales con PALL S.A..
El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el
Manual interno de trabajo y la legislación vigente.

5. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

5.1 GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del
artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, PALL S.A. solicitará previamente la
autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado
como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio
como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales,
la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo
documento específico o adjunto. PALL S.A. informará al titular de los datos lo siguiente:
a. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del
mismo.
b. Los derechos que le asisten como titular.
c. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación en
por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del
tratamiento.

5.1.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet,
Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un
mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía
clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse
surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la
base de datos. La autorización será generada por PALL S.A. y será puesto a disposición del titular
con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

5.1.2 Prueba de la autorización.

PALL S.A. utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las
acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos
idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para
el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos
físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados
para tal fin.

5.1.3 Casos en que no se requiere la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: Información requerida por una
entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Datos de
naturaleza pública. Casos de urgencia médica o sanitaria. Tratamiento de información autorizado
por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil
de las Personas.

5.2 DEL DERECHO DE LOS TITULARES

5.2.1 Del derecho de acceso

PALL S.A. garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los
Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación
de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición
de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos
personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que
permitan el acceso directo del titular .
Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377
de 2013.

5.2.2 Del derecho de consulta.

Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que
repose en cualquier base de datos de PALL S.A.. En consecuencia, PALL S.A. garantiza el
derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los
datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales,
suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de
las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de PALL S.A..
PALL S.A. establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al
titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, PALL S.A. garantiza:
Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad;
Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.
Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta,
éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la
fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro
del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones
por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2.3 Del derecho a reclamar

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la
información contenida o almacenada en una base de datos de PALL S.A., puede ser objeto de
corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera
de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales.
En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento de
PALL S.A..
PALL S.A. cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera
segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el
titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se
entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de recibido reclamo que no sea competencia de
PALL S.A. para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2)
días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez PALL S.A. haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para
resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha
de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, PALL S.A.
informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual
en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.

5.2.4 Del derecho a la rectificación y actualización de datos

PALL S.A. se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter
personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad
con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, PALL S.A. tendrá en cuenta lo
siguiente:

a. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe
indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
b. PALL S.A., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este
derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia,
se podrán habilitar medios electrónicos u otros que PALL S.A. considere pertinentes y
seguros.
c. PALL S.A., podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán
informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en
la página web u oficinas de PALL S.A..
5.2.5 Del derecho a la supresión de datos

El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a PALL S.A., la
supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos
contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Para el resto
de datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:
a. Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones
previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
b. Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recabados.
c. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron recogidos.
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal
de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos
realizados por PALL S.A..
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y PALL S.A. como responsable del tratamiento
de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de
sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular;
para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación
legalmente adquirida por el titular
d. Los datos sean datos de naturaleza pública, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

5.2.6 Del derecho a revocar la autorización

Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en
cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una
disposición legal o contractual. Para ello, PALL S.A. ha establecido mecanismos sencillos y
gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.
En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos
modalidades:

a. Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que PALL S.A. debe dejar de
tratar por completo los datos del Titular de datos personales
b. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o
de estudios de mercado. En este caso, PALL S.A. deberá suspender parcialmente el
tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que
el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con
los que el titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y PALL S.A. como responsable del
tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
a. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos.
b. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o
administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos
o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular;
para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación
legalmente adquirida por el titular.
d. Los datos sean datos de naturaleza pública, los cuales tienen como finalidad su publicidad.
5.2.7 Protección de datos en los contratos
En los contratos laborales, PALL S.A. ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa
y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que
incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales
del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que
algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con
los cuales PALL S.A. tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas
tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el
sitio web institucional, para su debida consulta.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos
personales, PALL S.A. le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización
previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de
esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo
3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Dado que en estos casos, los terceros son
Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los
tratamientos autorizados por PALL S.A. y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le
pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y
el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que
garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de
carácter personal encargada para su tratamiento.
Por su parte, PALL S.A. al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del
tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los
tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o
jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la
causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este
modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.

5.2.8 Transferencia de datos personales a terceros países

En los casos en que PALL S.A. en desarrollo de alguna de sus funciones o actividades, que
implique la transferencia de datos de carácter personal a terceros países, se regirá por las
siguientes condiciones:
a. La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando
exista autorización correspondiente del titular y previa autorización de la Delegatura de
Datos Personales de la SIC.
b. Se considera una transferencia internacional cualquier tratamiento que suponga una
transmisión de datos fuera del territorio colombiano, tanto si se realiza una cesión de datos,
como si tuviera por objeto la prestación de un servicio al responsable fuera de Colombia.
c. Asimismo, se debe obtener la autorización previa del Delegado de Protección de Datos
Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando se tenga previsto
realizar transferencias internacionales de datos a países que no proporcionan un cierto
nivel de protección. Esta autorización sólo podrá ser otorgada si se obtienen garantías
adecuadas, como los contratos basados en las cláusulas tipo aprobadas por la SIC, o las
Reglas Corporativas Vinculantes.
d. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de PALL S.A.,
estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de
carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las
garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción
de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por PALL S.A.
como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.
e. PALL S.A. no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se
encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto
Reglamentario. Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la transferencia, la
transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el
responsable de la Base de Datos y la transferencia se refiere a una transacción dineraria.

5.2.9 Reglas generales aplicables

PALL S.A. ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales,
sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información
personal.

a. EMPRESA obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el
desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida
forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar
información ajena a dichos propósitos.
b. PALL S.A. utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos
sean obtenidos.
c. Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores,
administradores, aliados y en general a los de todas aquellas personas naturales con las
que PALL S.A. se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.
d. PALL S.A. obtendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para
ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la
relación que tiene con el titular de los datos o bien porque el titular del dato la autoriza
expresamente para el efecto.
e. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos
personales: PALL S.A. informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de
él su consentimiento expreso e informado. La autorización se obtendrá en forma previa al
tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la
recolección inicial de tal información. La autorización podrá darse a través de cualquier
medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.
f. PALL S.A. implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la
información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el
tratamiento que se ha dado a los mismos.
g. En los eventos en que PALL S.A. requiera utilizar datos personales para una finalidad
distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la
señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con PALL S.A., se
deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. PALL S.A. no tendrá que
solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el
nuevo uso sea razonablemente previsible por parte el titular del dato al momento de
consentir en su utilización, en el marco de su relación con PALL S.A..
h. PALL S.A. ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un
tercero, ese tercero debe contar con la autorización del titular que le permita compartir la
información con PALL S.A. o estar amparado en la ley para ello.
i. En los casos en los que PALL S.A. contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos
que haya obtenido, entendidos éstos como aquellos para cuyo tratamiento no se requería la
autorización previa del mismo, PALL S.A. deberá contar con autorización, bien dada por la
ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el titular o bien por solicitar del
titular su autorización para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de
las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.
j. En el tratamiento de datos de menores de edad, PALL S.A. tendrá en cuenta el interés
superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los
eventos en que los derechos de tales menores sean ejercidos por un tercero, PALL S.A.
verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.
k. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos
éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, PALL S.A. debe informar al titular de la misma acerca del carácter de
sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no
dicha información.
l. PALL S.A. no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al
suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban
obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la
relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de PALL S.A. y/o del titular.
m. PALL S.A. velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases
de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y
confidencialidad.
n. Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de
públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada
exclusivamente por los colaboradores autorizados por PALL S.A. para ello.
o. Es responsabilidad de todos los colaboradores de EMPRESA velar por la confidencialidad y
seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma
(proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.
p. El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan
acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el
tratamiento.
q. PALL S.A. informará a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las
situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto
de tratamiento por parte de ella.
r. PALL S.A. conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por
el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases
de datos estará atada al ejercicio del objeto social de PALL S.A..
s. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del
titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con ésta o a
aquel que sea requerido para que PALL S.A. cumpla con sus obligaciones o aquel
necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco
de la naturaleza de la relación que los vincula.
t. PALL S.A. velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases
de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.
u. PALL S.A. incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos
personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos
Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares han
otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir,
siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.
v. Igualmente, los procedimientos previstos por PALL S.A. preverán la divulgación de la
presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.
w. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares
sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no
podrá superar el previsto en la normatividad vigente. PALL S.A. velará por la suficiencia y
claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.
x. Adicionalmente, en los procedimientos internos PALL S.A. adoptará medidas de seguridad
con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos
personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y
tecnológicos relacionados con esta materia; (ii) prevenir el uso, acceso o tratamiento no
autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación
restringida de dicha información; (iii) incorporar los criterios de seguridad de los datos
personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los
sistemas de información.
y. Es responsabilidad de la Administración la implementación de estas políticas.
6. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS
A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA
AUTORIZACIÓN
6.1 GENERALIDADES
a. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de
carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a
protecciondedatos@productoslalocura.com de PALL S.A. adjuntando fotocopia del
documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que
acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
b. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la
autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente
por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o
apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad
hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será
necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
c. No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso,
actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de
datos personales de naturaleza pública de personas naturales. (Se tendrá en cuenta lo
establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)
d. Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, PALL S.A. ha puesto a disposición
de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
e. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las
demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o
parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión
y revocación, por parte de PALL S.A., podrá poner en conocimiento ante la Autoridad
Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio –
Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al
derecho ejercido.

6.2 PROCEDIMIENTOS

6.2.1 Consultas

Requisitos para la atención de Consultas.

a. Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como
mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto
(Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del
titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero
autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico
destinado por PALL S.A.. protecciondedatos@productoslalocura.com adjuntando la
información anteriormente relacionada.
c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o
apoderado podrá radicar la consulta en cualquiera de los puntos de venta y locales
comerciales de PALL S.A., adjuntando la información anteriormente relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que
permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio
utilizado para ejercer este derecho; PALL S.A. atenderá la solicitud siempre y cuando se
cumpla con los siguientes requisitos:
TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO TITULAR Comunicación escrita Fotocopia del documento
de identificación. Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales. TERCERO /
REPRESENTANTE / APODERADO Comunicación escrita Carta de autorización o documento
autenticado que acredite la representación, si es el caso Formato de Solicitud de Acceso a Datos
Personales. Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.

Términos para la atención de consultas.

Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de
consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir
de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida
dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las
razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá
superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.2.2 Reclamos
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos
debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre Protección de
Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.
El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15
de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:
a. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante
presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
b. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de
la situación al interesado.
c. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
"reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos,
previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por PALL S.A.. Al respecto,
PALL S.A. tendrá en cuenta lo siguiente:
i. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular
debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su
petición
ii. PALL S.A., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio
de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En
consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que PALL S.A.
considere pertinentes. c.
iii. EMPRESA, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán
informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los
interesados en la página web.
iv. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular y no se acredite
que la misma actúa en representación legitima, se tomara como no presentada.
El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a PALL S.A., la
supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
recabados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que
fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados
Requisitos para la atención de Reclamos, Rectificaciones, Actualización o Supresión de datos.
a. El reclamo se formulara mediante solicitud escrita dirigida a PALL S.A. y la comunicación
debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos
que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto
(Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación, así mismo debe venir
acompañada del formato de reclamación de tratamiento de datos personales; para el
representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el
caso
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero
autorizado o apoderado podrá formular la reclamación por medio del correo electrónico
destinado por PALL S.A.. protecciondedatos@productoslalocura.com adjuntando la
información anteriormente relacionada.
c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o
apoderado podrá radicar la consulta en cualquiera de los puntos de venta y locales
comerciales de PALL S.A. adjuntando la información anteriormente relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que
permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio
utilizado para ejercer este derecho; PALL S.A. atenderá la solicitud siempre y cuando se
cumpla con los siguientes requisitos:
TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO TITULAR Comunicación escrita Fotocopia del documento
de identificación. Formato de Reclamación de Tratamiento de Datos Personales TERCERO /
REPRESENTANTE / APODERADO Comunicación escrita Carta de autorización o documento
autenticado que acredite la representación, si es el caso Fotocopia del documento de
identificación del Titular y la persona autorizada. Formato de Reclamación de Tratamiento de
datos personales.

Términos para la atención de Reclamos:

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.

6.2.3 Revocar autorización

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al
tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello,
PALL S.A. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su
consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del
consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades
consentidas, esto es, que PALL S.A. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la
segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines
publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación
parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable,
de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de
acuerdo.

Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones:

a. La comunicación sea física o electrónica debe contener como mínimo fecha de solicitud,
fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y
teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento
autenticado que acredite la representación, si es el caso
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero
autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico
destinado por PALL S.A.. protecciondedatos@productoslalocura.com adjuntando la
información anteriormente relacionada
c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o
apoderado podrá radicar la consulta en cualquiera de los puntos de venta o locales
comerciales de PALL S.A. adjuntando la información anteriormente relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que
permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio
utilizado para ejercer este derecho; PALL S.A. atenderá la solicitud siempre y cuando se
cumpla con los siguientes requisitos:
TIPO DE SOLICITANTE REQUISITO TITULAR Comunicación escrita Fotocopia del documento
de identificación. Formato de Solicitud de Acceso a Datos Personales. TERCERO /
REPRESENTANTE / APODERADO Comunicación escrita Carta de autorización o documento
autenticado que acredite la representación, si es el caso Formato de Solicitud de Acceso a Datos
Personales. Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada
Términos para la atención de Revocatorias:
El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su
reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.

7. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE PALL S.A.

7.1 RESPONSABLES

PALL S.A. designa como responsable del tratamiento de datos personales al área de Protección de
Datos Personales, o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesara
y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia
encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a
cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de
los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el
ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a
que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
En el evento en que usted considere que PALL S.A. dio un uso contrario al autorizado y a las leyes
aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Oficina de Protección de
Datos Personales de PALL S.A.. Dirección oficinas: Avenida Roosevelt No 30-54 en la Ciudad de
Cali, Protección de Datos Personales, Correo electrónico:
protecciondedatos@productoslalocura.com

7.2 ENCARGADOS

PALL S.A. como organización, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara
como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias
actuaran como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales.
PALL S.A. distingue entre encargado interno y encargado externo. Los encargados internos son
empleados de PALL S.A. mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan
datos que PALL S.A. les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores,
consultores, empresas de tercerización, etc.)

7.2.1 Encargados Internos

BASE DE DATOS ENCARGADOS DE PALL S.A., EMPLEADOS CONTRATISTAS Y
PROVEEDORES FORMACIÓN EMPRESARIAL Y EVENTOS INFORMACIÓN GENERAL
INACTIVAS

7.2.2 Encargados Externos

Empresas que llevan a cabo procesos de tercer izados. Consultores Proveedores Etc.

8. VIGENCIA

El presente Manual rige a partir del primero (01) de mayo de 2016.
Actualizaciones de la política: PALL S.A. podrá modificar los términos y condiciones del presente
documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las
obligaciones establecidas por la Ley 158

Aviso De Privacidad Y Autorización Expresa Para El Tratamiento De Datos Personales

AVISO DE PRIVACIDAD Y AUTORIZACION EXPRESA PARA EL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CÓDIGO
DG-AD-03
FECHA EMISIÓN
04/05/2016
VERSIÓN1

I. OBJETIVO

Autorización del manejo de datos personales por la compañía PALL S.A mediante el uso y
mantenimiento de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas a fin de impedir que
terceros no autorizados accedan a los mismos.

II. ALCANCE

Se aplicara a la compañía PALL S.A., y al titular de la información.

III. DESCRIPCIÓN

1. PALL S.A

El responsable del tratamiento de sus datos personales es la compañía PALL S.A domiciliada y
ubicada en la Avenida Roosevelt No 30-54 de la Ciudad de Cali, quien los recogerá a través de sus
diferentes canales transaccionales y serán usados para:
a. Actividades de operación de acuerdo a la actividad económica.
b. Atender o formalizar cualquier tipo de trámite, producto o servicio que usted solicite o
requiera.
c. Realizar encuestas, estadísticas, invitaciones, sorteos, o convocatorias por LA EMPRESA.
d. Ofrecerle y/o informarle productos o servicios de LA EMPRESA
e. Transferirlos a terceros de acuerdo a lo establecido en la ley
f. Cumplir el objeto social de LA EMPRESA y demás normas que complementen su marco
jurídico operacional.
Usted podrá ejercer los derechos que la ley prevé, siguiendo los procedimientos que la compañía
PALL S.A proporciona para tales efectos, los cuales puede conocer en nuestro Manual de Políticas
y Procedimientos de Protección de Datos Personales publicado en la página web
www.productoslalocura.com/protecciondedatospersonales, para dudas e inquietudes relacionadas
con estos temas puede escribirnos a protecciondedatos@productoslalocura.com. Es importante
mencionar que el ejercicio de sus derechos no es requisito previo ni impide el ejercicio de otro
derecho y que cualquier modificación al presente aviso le será notificado a través de los medios
que disponga la EMPRESA para tal fin.

2. EL TITULAR:

Leído lo anterior autorizo de manera previa, explicita e inequívoca a LA EMPRESA para el
tratamiento de los datos personales suministrados por mi persona dentro de las finalidades legales,
contractuales, comerciales y las aquí contempladas. Declaro que soy el titular de la información
reportada en este formulario para autorizar el tratamiento de mis datos personales, que le he
suministrado de forma voluntaria y es completa, confiable, veraz, exacta y verídica:

FIRMA:

IV. DOCUMENTOS RELACIONADOS

No aplica

V. ANEXOS
No aplica

Lista de copias controladas
Registro de actualizaciones
Versión No. Fecha Descripción del Cambio
1 04-05-2016 Creación.

Revisado por :

Julio Cesar Hoyos
Jefe de Sistemas

Aprobado por:

Mauricio Ospina
Gerente de Operaciones

Copia No. Área de Ubicación Firma Recibido Fecha
1 Gestión de Calidad
Ley 158
 
 
 
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